12 apr 2017

Misvattingen over bewijs van inhoud – deel 3 van onze miniserie

ontvangstbewijs

Het derde deel van onze driedelige miniserie over de misverstanden rond e-mail gaat over het “link”-systeem.

U kent advocaten en rechters. Die willen waterdicht bewijs zien. Maar hoe bewijst u onomstotelijk dat de e-mail die u als bewijs indient, authentiek is? Dat die is verzonden op het tijdstip dat erop staat? Dat de beoogde ontvanger het bericht daadwerkelijk – en op tijd – gekregen heeft? Dat de inhoud intussen niet veranderd is? En wat de inhoud van de bijlagen was?

In dit derde en laatste deel van onze miniserie over e-mail, bespreken we het ‘link’-systeem. Een systeem dat sommige advocaten (adviseren te) gebruiken om digitale aflevering van belangrijke documenten te bewijzen.

 1. Ik gebruik het “link”-systeem om de ontvangst rechtsgeldig aan te tonen.

Stel: u bent wettelijk verplicht om essentiële informatie ter hand te stellen. Denk aan een geheimhoudingsverklaring bij (vastgoed)transacties, prospectussen bij aandelenemissies of verzekeringsvoorwaarden. Dan kunt u een ‘link’-systeem gebruiken. De ontvanger krijgt dan een link naar het document en kan dit vervolgens downloaden, waarna de verzender bericht van aflevering krijgt. Sommige advocaten gebruiken dit systeem of raden hun cliënten aan om het te gebruiken. De gedachte daarachter is, dat het bewijs van aflevering de verzender vrijwaart in het geval van een dispuut. De ontvanger wist toch precies waar hij aan begon? Wat de voorwaarden en risico’s waren? Al die informatie is immers gedeeld via een document dat de ontvanger heeft gedownload.

De vraag is: kan een downloadmelding met tijdsstempel als bewijs dienen voor het tijdig bekendmaken van essentiële informatie? Misschien wel. Maar het bewijst niet welke informatie in de gedownloade documenten stond én of de download succesvol is afgerond. Dus hoe bewijs je dat de ontvanger daadwerkelijk op de hoogte is gebracht? Laten we eens kijken waaruit dat bewijs dan zou moeten bestaan.

  • Ten eerste moet onomstotelijk vastgesteld kunnen worden, wat de exacte inhoud van de ter hand gestelde documenten was.
  • Ten tweede moet het uiterlijk van de documenten gereconstrueerd kunnen worden. Pas dan is te beoordelen of de informatie wel duidelijk leesbaar was.
  • Ten derde moet de toegankelijkheid van het document worden vastgesteld. Bij een standaard e-mail met aangehechte PDF bijvoorbeeld, mag je ervan uitgaan dat de ontvanger deze heeft kunnen openen en lezen. Zeker als deze in zijn inbox werd afgeleverd.
  • Ten vierde moet het bewijs van bovenstaande worden geleverd in een vorm die te verifiëren, houdbaar, autonoom en rechtsgeldig is, en is voorzien van een tijdsstempel.

Mocht u een oplossing zoeken waarmee u rechtsgeldig kunt bewijzen wat u per e-mail communiceert, zoek dan niet verder.

Net als bij poststukken die via de brievenbus afgeleverd worden, is het uitgangspunt dat de ontvanger de e-mail gekregen heeft zodra deze het ‘informatieverwerkingssysteem’ (de mailserver) binnenkomt. Of de ontvanger de e-mail ook daadwerkelijk heeft gelezen (lees: de brief heeft gelezen) doet niet ter zake.

RMail werkt net zo simpel als gewone e-mail en vereist geen actie van de ontvanger. Die hoeft dus niet op een link te klikken, een account aan te maken of software te downloaden. Het bewijs van uw gelijk heeft u compleet in eigen hand.

P.S. Heeft u deel 1 en/of deel 2 van deze miniserie gemist?

Share: